摘要：近年來，更全面的招標和采購管理制度逐步出臺，數字化招標和采購正在積極推進。本文首先對招標采購全流程數字化實踐中存在的問題進行了概述；其次，闡述了招標采購全流程數字化的優勢以及實踐應用過程；最后，對共建招標采購全流程數字化的促進措施提出了幾點有效建議。
關鍵詞：招標采購 數字化 協調共建
新的數字化招標采購模式利用供應商和產品信息、買方需求信息以及基于云計算的招標采購平臺服務，實現在線完成采購流程以及實現供應商、買方和代理商的遠程合作。數字化招標采購具有大數據分析和信息共享功能且服務優質、高易用性和低成本的特點，解決了企業在供銷方面最重要的問題，增加了供應方的競爭和市場機會，提高了供應質量和成本控制，擴大了市場渠道和機會，一方面為大幅提高供銷和銷售系統的效率提供精準支持。另一方面，可以大幅提高企業供應鏈和營銷網絡的運營效率，有效打通供應鏈對接平臺上下的溝通渠道，促進企業對信息資源的開發和利用，加速管理的數字化進程。
一．招標采購全流程數字化存在的問題
1.1 數字化平臺沒有及時進行連接和交流
該問題突出表現在不同平臺間沒有通過端口互相連接，數據沒有實現共享。目前，各地方的電子交易平臺和各公司的交易系統在交易模式、系統框架、軟件接口、數據結構等方面差異較大，因此可能導致系統對接不暢，對接準備工作不穩定。另一方面，協同效應和經驗交流太少，綜合性數字化平臺所需的市場參與者、技能、業績和信用信息的協同交流，不足以滿足數字化平臺和區域間貿易的要求。特別是很多地方的交易平臺沒有實時交換市場參與者和信用信息，市場參與者仍然依靠紙張來證明。
1.2 數字化系統的標準沒有與時俱進
首先，許多數字化采購平臺沒有得到很好的規范，我國有關招標的法律法規主要規范紙質招標程序，對于數字化采購的規范要求還欠完備，一些法規沒有考慮到電子采購的現狀。因為在電子采購平臺運行過程中可能會出現技術網絡故障，爭議解決和恢復機制并不完善，一些城市和組織似乎更傾向于以兩種不同的方式實施電子采購和紙質招標，。其次，數字化系統的標準也不統一，現有的招標規則和標準大都是基于紙質文件和手工作業，不能完全滿足電子招標和無紙化招標的要求。此外，對于在線招標啟動或遠程異地評標等創新方法，仍然沒有統一的技術規范。整個數字化招標過程也缺乏明確的識別標準，這使得數字化招標無法擴展到招標前和招標后。
1.3 監測能力和檢測工具不足
與在招標采購過程中進行數字化交易相比，數字化監測相對滯后，這一點很突出。例如操縱招標程序等欺詐行為非常隱蔽，難以發現。目前數字化采購平臺規格、流程的不統一也使得行政機關現有的監督招標程序的方法和工具主要集中在紙質招標程序上，很難建立起一套可以廣泛應用于各類線上采購平臺的監督和管理辦法。監管部門嚴格的屬地化管轄同樣使其難以適應數字化在線采購。一些機構和部門還擔心，實行數字化采購后，較低的投標價格會助長操縱投標和篡改等非法行為，使有效監督更加困難。
二．共建招標采購全流程數字化的優勢
2.1 提高招標采購的時效性
與傳統的招標采購相比，數字化招標作為電子商務的一種重要形式，也是采購發展的一個必然趨勢。在以往的招標采購模式中，人為干預通常是導致采購價格上漲、質量不穩定的因素，有時還會出現非法和無紀律的交易。數字化采購不僅可以快速有效地審查和分析供應商的資質，還可以增加采購透明度，減少人為干預，使采購更加公平公正，提高采購效率，縮短采購周期，提高采購公司的生產力，并且整個數字化采購過程縮短了采購時間，刺激了采購流程的重組，也大大提高了采購效率，降低招標失敗的風險。
2.2 有利于招標采購文件的保存
招標和采購文件通常要保存10年，中標項目的信息至少要保存6個月，以便日后查閱。隨著項目的堆積，所有紙質文件的存儲成為一個大問題。這不僅需要一個單獨的檔案庫來存儲，還需要特殊的內部存儲程序來防止損壞。而全過程的數字化招標采購只占用網絡空間，代表有效的國家認證的數據信息，可以在服務器上創建加密存檔。隨著國內網絡技術的進步，網絡數據越來越安全，數據意外損壞的幾率也大大降低。因此在招標平臺上實行重點建檔、統一控制，規范整個招標過程，提高管理效率。
2.3 提高了招標采購的整體效益
完整的數字化招標采購流程，可以解決小微供應商路途遙遠等時間和成本問題，提高了采購利益相關者的便利。數字化采購在一定程度上具備了線上全公開、線下無交易、全程可追溯、線上線下全社會監督等的性質，大大震懾了腐敗分子，降低了腐敗交易的可能性，提高了采購誠信度，有效預防了腐敗案件的發生。另外，由于需要搭建專門的線上采購平臺，維持運營保障團隊等需求，數字化采購的成初期成本較高，但從中長期看，可以大大節約社會資金，提高采購效率。在招標過程中使用電子擔保，可以避免束縛小型和微型投標人的資源，降低招標成本。
2.4 提高企業的決策能力
采購企業可以對不同供應單位的整體數據進行分析和比較，充分分析招標采購過程中的大數據信息，對整個采購流程有更高的控制力，拓展決策的數據來源渠道。同樣，通過所有精細的數據決策，投標人將能夠分析大數據中的關鍵信息，如有針對性的采購行為偏好、行為模式、采購點和歷史交易數據，從而做出參與決策。
三．招標采購全流程數字化的實踐應用
當疫情發生時，對許多中小企業來說，繼續工作和生產是非常必要的。特別是，評標專家可以在家里完成所有工作，而管理人員可以在家里在線實時監控整個過程。招標采購全流程的數字化應用主要包括以下幾個方面：
第一，線上購買標書。一個單一的數字化投標平臺可以進行網上公示，直接傳遞信息，購買標書，在線支付和下載投標文件。投標人不必線下親赴招標人或招標代理機構處購買和領取文件。
第二，線上遞交投標文件。各數字化采購平臺提供免費下載的投標文件編制工具，使中小企業編制投標文件更容易、更智能。此外，中小企業可以節省旅行和交通費用，節省打印和裝訂紙質投標文件的費用，并在疫情期間避免在這個過程中可能出現的感染風險。
第三，線上開標?？梢詫崿F線上全流程采購的數字化平臺均會針對每個數字化采購項目搭建一個虛擬開標室，可以實現網上開標、謄寫投標文件和簽署開標清單，增加數據量，減少人力。
部分平臺除了可以實現項目經理和投標人之間的音頻和視頻交流外，數字化系統還提供了實時視頻和截屏功能，以及工作中采購系統的桌面共享，大大拓展了中小企業的供應商、代理商和采購商遠程參與的可能性。
第四，線上評標。招標文件的評價在整個招標和采購過程中起著重要作用，由評標員集中評標無疑會使防控新冠疫情的工作復雜化，各數字化采購平臺可以通過線上評標模塊使評標委員會成員在家里或單位組建評標小組，不需要人力集中。評標小組成員可以登錄創建獨立的評價、總結和簽名，并通過語音和視頻平臺進行遠程交流和監控。
第五，實現無紙化簽字。無論是開標時的記錄簽字，還是每個結果報告上的簽字，都可以用手機或平板電腦掃描簽字，使開標和評標工作在線上就能完成，并能生成有效的成果性文件。
四．協同共建招標采購全流程數字化實踐措施
4.1 加強數字化招標采購平臺的建設
為進一步推進數字化采購工作，一方面，要加強現有數字化采購平臺的創新運行，建立符合國家相關要求的基于互聯網和云服務的招投標平臺。數字化招標平臺必須是高效的，符合法律規定的，可公開訪問的，并不斷監測的，才能用于各類數字化招標。并且數字化采購平臺的管理必須考慮并優化平臺啟動前存在的問題，如系統不兼容、缺乏信息交換能力、投標過程過于復雜和用戶體驗不佳等問題。利用模型模擬企業的采購情況，提高用戶體驗，對異常的采購價格進行預警，避免采購風險。規范招標流程，調整內容，提高線上招標人員的績效。
4.2 創新數字化招標管理系統
在改變招標和采購工作流程方面，數字化管理也應該是一種適當的創新。企業首先要簡化傳統的招標和采購流程，促進數字化采購的創新發展，加強采購部門與管理部門、財務部門、法律部門之間的溝通和信息交流，建立內部溝通的基礎設施，在各部門的共同支持下管理數字化招標采購。例如，通過公布、審查和修訂采購計劃，在數據平臺上共享招標信息。電子開標和評標系統設置了詳細的參數，用于對招標項目的發布、投標文件的提交、開標、評標和結果公示進行數字化管理，實行電子開標和評標的標準化管理。該系統提供專門的客戶端，使供應商能夠在數字化招標平臺上注冊成為供應商，參與電子招標。其次，規范區域內專業資源的配置。企業利用信息技術建立一個專屬的專家庫，并對相關人員進行認證。經過認證的人員可以登錄信息數據庫，獲取相關信息。這減少了信息維護成本，進一步提高了評標質量。
建立招標信息管理系統，使招標工作人員能夠促進招標采購業務。技術人員可以通過適當的活動促進內網平臺和外網平臺的信息整合，支持公司數字化招標采購的可持續發展。其中，相關工作人員應收集、維護和總結內網和外網平臺的信息。招標人按要求在內網平臺上留下信息，如招標公司名稱、投標登記文件等，投標人在內網平臺上執行任務，如提取投標數據、編制投標文件、開標、評標和按照有關要求簽訂合同。由于與內網平臺的良好整合，招標和采購的效率會得到了顯著提高。然后，投標人在信息交換系統中查詢投標的數據和信息，通過搜索和分析歷史數據，可以獲得有用的信息，并根據相關信息進行具體查詢，如招標項目的資格標準、投標提交、評標方法、招標控制價等。
4.3 建立良好的招標采購組織
一個職責清晰、責任明確、角色分工合理、資源分配和管理反饋良好的采購組織，可以滿足企業的戰略發展需要。作為數字化發展的一部分，企業的招標采購活動正在發生變化，企業的組織結構也需要相應調整。在這種情況下，企業首先需要加強對其內部情況的研究和調查。找出現有組織運作結構中的問題，并采取恰當的措施解決它們。首先，規范采購人員的工作行為，明確其任務、職位、權利和責任。淘汰不適合管理組織的員工，選擇一個有效的、有能力的采購管理團隊，提高管理團隊的人員素質。其次，規范集中采購和分散采購管理，明確兩種采購方式的優缺點，將兩種采購方式深度融合，通過數字化平臺實現混合采購組織的結構和管理。同時，根據企業的戰略發展需要，制定完善的采購管理計劃，提高人力資源管理的專業技能，便于解決采購管理問題。例如，通過培訓和指導，可以在數字化平臺上講解采購管理注意事項，加強員工的業務技能。再次，組織專業的評標委員會，從商業、技術、經濟等不同角度完成評標工作，確保客觀公正。在采購組織和管理中引入“供應鏈思維”，推動企業管理思想改革和技術創新。
4.4 建立網絡監控管理平臺
通過數字化平臺對整個招標采購過程進行在線監控，企業在監控平臺時，需要考慮到公眾的需求，加強監控部門與其他部門的結合，通過聯合監控提高監控管理的有效性。首先，根據企業數字化招標采購的基本需求，技術人員需要設計不同的功能模塊，如分析模塊、統計模塊和監控模塊。通過開發不同的功能模塊，可以提高監控平臺的效率。第二，可以引入全過程監控模式，實時分析招標、采購、支付企業分別帶來的數據信息，為管理提供數據支持服務。第三，合理界定規范性指標。對規范性指標進行分類，并在系統內開發網絡預警功能。一旦在招標或采購過程中出現嚴重違規行為，系統將自動報警，并向相關監管部門發出警報。第四，招標管理系統在在線監控管理平臺上可以力求實現在線審批和活動跟蹤功能，進一步提高了企業網上招標采購活動的公開性，防止串標等問題。第五是積極構建智能云鏈，利用互聯網技術提前搜索特定的投標人數據，杜絕其他投標人暗中操縱的可能性。
五．結束語
總而言之，越來越多的企業將數字化技術融入到招標和采購過程中，這對企業的發展產生了積極的影響，為了充分利用數字化平臺招標和采購，企業需要制定相應的控制措施。大數據技術實現了行業、人力資源和監管部門在單一平臺和標準系統下的應用。數字化的使用，加上互聯網的應用，將進一步發展數字化采購基礎設施和采購平臺，對提高招標采購的效率和企業及專業人士的效率起到重要作用。同時，也將為智能管理打下良好基礎。隨著數字智能化的深入發展，技術不斷提升，管理方式不斷改革，數字化交易系統的全流程不斷優化和完善，系統服務的聚合功能、廣度和深度也隨著社會發展和供應管理質量的不斷提高而不斷拓展。希望以上的描述和總結能夠為數字化招標采購應用的發展做出積極貢獻。
參考文獻
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論文作者：劉梓晗 柯佳林 張卓
論文出處：2022年中國招投標協會獲獎論文